Nỗi lo lắng về việc “không biết cách nói chuyện phù hợp do khác biệt văn hóa” là điều mà nhiều người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản thường cảm thấy. Tại các công ty ở Nhật, các quy tắc ứng xử và sự quan tâm đến người khác rất được chú trọng, nên nếu không chú ý thì chúng ta có thể sẽ vô tình thất lễ với đối phương. Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về những quy tắc giao tiếp và phép lịch sự cụ thể mà bạn cần đặc biệt chú ý trong môi trường công sở và cuộc sống hàng ngày.

1. Sử dụng từ ngữ lịch sử và kính ngữ

• • Sử dụng kính ngữ：Khi giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp, nên chú ý sử dụng kính ngữ thay vì lời nói thông thường (sử dụng cách nói lịch sự như “です・ます”).
    Ví dụ: Ví dụ, thay vì nói “～してください” (hãy làm giúp tôi ~), nên sử dụng cách nói nhẹ nhàng hơn như “～していただけますか？” (có thể làm giúp tôi ~ được không?) để thể hiện sự tôn trọng.
  • Nhờ vả và từ chối：Khi nhờ ai đó, nên sử dụng những biểu hiện như “お手数をおかけしますが、お願いできますでしょうか？” (xin lỗi vì đã làm phiền, nhưng có thể giúp tôi được không?).
    Khi từ chối, nên dùng các cách nói có ý xin lỗi như “申し訳ありませんが…” (tôi rất xin lỗi, nhưng…). Cách diễn đạt như vậy sẽ giúp tránh gây cảm giác khó chịu cho đối phương.

2. Ý thức về việc “Phản hồi, tương tác” trong cuộc trò chuyện

• • Gật đầu và phản hồi：Việc thêm các từ phản hồi nhẹ nhàng như “vâng,” “đúng vậy,” “tôi hiểu rồi” (「はい」「そうですね」「なるほど」) hoặc gật đầu nhẹ trong lúc trò chuyện sẽ thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu đối với người đối diện. Tại Nhật Bản, nếu bạn im lặng trong khi người khác đang nói, họ có thể nghĩ rằng bạn không quan tâm hoặc không hiểu, vì vậy phản hồi vừa đủ là điều rất quan trọng.
  • Ánh nhìn：Người Nhật thường tránh việc nhìn chằm chằm vào mắt người khác quá lâu, nhưng thỉnh thoảng nhìn vào mắt đối phương và gật đầu sẽ thể hiện thái độ lịch sự.

3. Tránh sử dụng cách diễn đạt trực tiếp mà nên dùng cách nói nhẹ nhàng

• • Cách từ chối：Thay vì dùng những cách diễn đạt thẳng thừng như 「できません」(“Tôi không thể làm được”) hoặc 「無理です」(“Điều đó là không thể,”), các bạn nên lựa chọn cách nói nhẹ nhàng hơn như 「少し難しいかもしれません」(“Điều này có lẽ hơi khó”) hoặc 「検討してみますが、難しいかもしれません」 (“Tôi sẽ cân nhắc, nhưng có thể sẽ khó thực hiện.”)
    Ở Nhật Bản, cách nói mơ hồ thường được sử dụng để tránh cảm giác từ chối trực tiếp, vì vậy những cách diễn đạt quá thẳng có thể được xem là cứng nhắc.
  • Khi đề xuất ý kiến：Thay vì nói trực tiếp 「こうした方が良いと思います」(“Tôi nghĩ nên làm thế này sẽ tốt hơn,”) hãy sử dụng cách nói nhẹ nhàng như 「もしよければ、こうするのはいかがでしょうか？」 (“Nếu được, bạn nghĩ sao về việc làm như thế này?”) hoặc “Có một phương án thế này, anh/chị thấy sao?” (「一つの案として、こういう方法も考えられます」)
    Những cách diễn đạt nhẹ nhàng và không áp đặt sẽ được ưa chuộng hơn khi nói chuyện với người Nhật.

4. Chú trọng việc chào hỏi

• • Lời chào trong đời sống hằng ngày：Sử dụng thành thạo các lời chào cơ bản như “Chào buổi sáng” (おはようございます), “Cảm ơn anh/chị vì đã vất vả” (お疲れ様です), “Xin phép” (失礼します), và “Cảm ơn” (ありがとうございます) giúp củng cố mối quan hệ tin cậy tại nơi làm việc.
    Lời chào buổi sáng “おはようございます” vào đầu ngày hay “お疲れ様でした” khi ra về là những lời chào không thể thiếu trong công việc.
  • Thể hiện sự biết ơn：Ví dụ, khi ai đó giúp đỡ mình, các bạn hãy chú ý nói “ありがとうございます” hay “お手数をおかけしました” giúp bày tỏ lòng biết ơn một cách chân thành và lịch sự.

5. Chú ý đến thông tin cá nhân và các chủ đề riêng tư

• • Chú ý tới nội dung câu hỏi：Tại Nhật Bản, các chủ đề như tình hình gia đình, thu nhập, tôn giáo và chính trị thường được xem là riêng tư và mọi người có xu hướng tránh nhắc đến. Khi trò chuyện với đồng nghiệp, ban đầu nên tập trung vào các chủ đề liên quan đến công việc và dần dần mới đề cập đến chuyện cá nhân khi mối quan hệ đã trở nên thân thiết hơn.
  • Tôn trọng quyền riêng tư：Hạn chế hỏi quá sâu về tình hình gia đình hay sở thích cá nhân của đối phương. Ở Nhật mọi người coi trọng sự riêng tư, và việc không can thiệp quá mức vào đời tư của người khác sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

6. Bày tỏ sự quan tâm và lòng biết ơn đối với cấp trên và đồng nghiệp

• • Nói lời cảm ơn：Khi nhận được lời khuyên từ cấp trên hoặc sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, hãy bày tỏ lòng biết ơn bằng những lời như “Cảm ơn vì lời khuyên của anh/chị” (アドバイスありがとうございます) hoặc “Cảm ơn anh/chị đã giúp đỡ” (お世話になりました).
  • Có thái độ quan tâm phù hợp：Ví dụ, việc phát tài liệu trong cuộc họp hay đề nghị giúp đỡ khi thấy đồng nghiệp đang bận rộn là những hành động nhỏ nhưng để lại ấn tượng tốt. Hành động quan tâm ở mức thích hợp sẽ thường được đánh giá cao.

　Cuộc sống và giao tiếp tại nơi làm việc ở Nhật Bản thường đề cao sự quan tâm và lễ nghĩa. Bằng cách chú ý đến những điểm cụ thể nêu trên, bạn có thể vượt qua rào cản văn hóa và giao tiếp một cách suôn sẻ, từ đó xây dựng môi trường làm việc tốt đẹp hơn.
　Sự quan tâm nhỏ hằng ngày và thái độ lịch sự chính là chìa khóa quan trọng để giúp công việc và cuộc sống của bạn tại Nhật Bản trở nên ý nghĩa và phong phú hơn.